På et marked, hvor der er stor efterspørgsel efter de bedste kandidater, er det vigtigt, at man holder sig opdateret med de nyeste og bedste metoder inden for rekruttering. Det gælder om at holde sig opdateret med ny teknologi og de muligheder, den åbner op for. Disse muligheder kan nemlig give potentielle kandidater en bedre oplevelse under rekrutteringen og gøre kommunikationen bedre.
TL;DR
Når du kontakter en kandidat, skal du kort skrive, hvorfor du tager kontakt, hvordan du har fundet vedkommende, og hvorfor jobbet er relevant, og slutte med et konkret spørgsmål.
- Vær klar og tydelig allerede i den første besked.
- Giv kandidaten tid til at svare.
- Fortæl, hvad det vil sige at arbejde hos jer.
Herunder finder du tips til, hvad du skal skrive, når du tager skriftlig kontakt til dygtige kandidater.
Vær klar og tydelig
Når du sender den første mail til en potentiel kandidat, er det vigtigt, at du hurtigt og tydeligt forklarer, hvorfor du tager kontakt til dem. Sørg desuden også for at nævne, hvordan du har fundet dem. Når du kontakter kandidater, behandler du også personoplysninger, så Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold er værd at kende.
Sørg for at vise, hvilken relevans denne kontakt har for kandidaten. Giv den nødvendige kontekst og husk at stille et spørgsmål, der lægger op til, at kandidaten vender tilbage.
Vær effektiv og konsekvent
Når du i din rekruttering tager kontakt til flere forskellige kandidater, er det en god idé at være konsekvent. Det gælder om hurtigt at finde frem til de kandidater, der er mest engagerede. Det er disse kandidater, du skal bruge energi på at gå videre med i rekrutteringsprocessen.
Brug nøje udvalgte spørgsmål til hurtigt at finde frem til de vigtigste ting. Disse spørgsmål skal hurtigt give dig et billede af, om kandidaten er velegnet til din virksomhed eller ej.
Giv kandidaterne tid til at svare
Lad være med at blive nervøs, bare fordi du ikke har hørt tilbage fra en kandidat inden for kort tid. Der er ikke nogen regler for, hvor hurtigt en kandidat bør svare.
Husk på, at et hurtigere svar ikke nødvendigvis betyder, at det er en bedre kandidat. Det viser naturligvis, at den hurtige kandidat er engageret, men det kan også bare være, at de andre kandidater har travlt eller bruger længere tid på at tænke på et godt svar.
En af fordelene ved skriftlig kommunikation er netop, at kandidater har mulighed for at tænke sig grundigt om, inden de kommer med et svar. Der er ikke det samme pres som under en telefonsamtale eller et fysisk møde. En rekruttering, hvor kandidaten har chancen for at formulere det, de præcis gerne vil sige, er både en fordel for dig og kandidaten selv.
Sælg virksomhedens brand
Når du tager skriftlig kontakt til kandidater og ansøgere, bør du tænke på virksomheden og stillingen som en vare, der skal sælges. Gør rekrutteringen engagerende ved at være skarp på at vise, hvad det vil sige at arbejde hos virksomheden.
Prøv at lægge vægt på, hvordan kandidaten selv ville kunne passe ind i virksomheden. Du kan desuden overveje at sende jobbeskrivelser, fordele ved virksomheden, billeder af sociale arrangementer med teamet og lignende til kandidaten. Det er med til at vise et stærkt brand, der gør virksomheden mere attraktiv i kandidatens øjne.
Læs også: Fokuser på de passive ansøgere
Brug skriftlig kommunikation inden en fysisk jobsamtale
Det hænder, at en kandidat aldrig dukker om til en jobsamtale. Rekrutteringsprocessen bør derfor ikke glemme perioden mellem at en aftale laves og den aftale rent faktisk finder sted. For det er i denne periode, at kandidaten kan miste interessen eller bliver usikker. Du skal derfor sørge for at holde dem engageret.
Overvej at sende branding materiale, der er med til at forberede kandidaten på samtalen. Det kunne være en video, der introducerer dem til holdet eller virksomheden. Det kunne også bare være instruktioner i at finde virksomheden og en forklaring på, hvordan de kommer hen til samtalen.
Hold kontakten efter jobsamtalen
En rekruttering kan tage lang tid. I vil naturligvis gerne have fat i den rette kandidat, og det kan betyde, at det er svært at træffe en endelig beslutning. Her er det vigtigt at holde kandidaterne engageret under venteperioden, samt mens I venter på et svar på et jobtilbud.
Send en mail efter jobsamtalen, hvor du takker for samtalen og inviterer kandidaten til at stille spørgsmål. Har I sendt et jobtilbud ud, så sørg for at sende venlige beskeder, der minder kandidaten om, hvornår der skal gives et endeligt svar. Med regelmæssig kontakt skaber du en positiv oplevelse for kandidaten.
Skabelon til den første besked
Du kan bruge skabelonen her som udgangspunkt. Tilpas den altid til kandidaten, så den ikke læses som en masseudsendelse.
Hej [navn]
Jeg fandt din profil på [kanal] og lagde mærke til [konkret erfaring eller resultat]. Vi søger en [stilling] hos [virksomhed], hvor du skal [vigtigste opgave], og jeg tror, din erfaring kan passe godt.
Har du lyst til at høre mere? Så tager vi gerne en kort snak i næste uge.
Venlig hilsen [dit navn]
Gør og undgå
| Gør | Undgå |
|---|---|
| Skriv, hvorfor du kontakter netop denne kandidat | At sende samme tekst til alle |
| Fortæl, hvordan du har fundet kandidaten | At lade kandidaten gætte på, hvor du har oplysningerne fra |
| Slut med ét konkret spørgsmål | Lange beskeder uden en tydelig afslutning |
| Skriv, hvad kandidaten får ud af jobbet | Kun at liste krav og opgaver |
| Følg op én gang, hvis du ikke hører noget | At rykke flere gange med kort tid imellem |
Ofte stillede spørgsmål om at kontakte kandidater
Hvad skal der stå i den første besked til en kandidat?
Forklar kort, hvorfor du tager kontakt, og hvordan du har fundet kandidaten. Fortæl, hvorfor jobbet er relevant for netop vedkommende, og slut med et konkret spørgsmål, der er nemt at svare på. Hold beskeden kort, så den bliver læst til ende.
Hvor længe skal man vente på svar fra en kandidat?
Der er ingen fast regel. Giv kandidaten tid, for et hurtigt svar betyder ikke nødvendigvis, at kandidaten er bedre. Nogle har travlt, og andre bruger tid på at formulere et godt svar. Du kan sende én venlig opfølgning, hvis du ikke har hørt noget.
Hvordan sælger man jobbet på skrift?
Fortæl konkret, hvordan det er at arbejde hos jer, og hvad kandidaten selv får ud af jobbet. Beskriv opgaverne, teamet og mulighederne frem for at bruge generelle vendinger. Tænk på stillingen som noget, kandidaten skal have lyst til at høre mere om.
Hvorfor skal man kontakte kandidater på skrift?
Skriftlig kontakt giver kandidaten tid til at tænke sig om og svare, når det passer. Der er ikke samme pres som i en telefonsamtale eller på et møde. Det gør det også lettere for dig at være konsekvent, når du kontakter flere kandidater.
