Hvad skal et godt ATS kunne?

Et ATS (Applicant Tracking System) er et system, der hjælper virksomheden med at strukturere og administrere rekrutteringsprocessen.

Et godt ATS skal ikke blot samle CV’er. Det skal gøre det lettere at tiltrække, håndtere, vurdere og ansætte kandidater, samtidig med at virksomheden bevarer overblikket over processen.

Det er også det, vores kunder nævner. En direktør skriver: “Systemet giver os et godt overblik over kandidater, stillinger og de forskellige trin i rekrutteringen.” (BusinessWith, oktober 2026)

Hvis du overvejer at købe et rekrutteringssystem, bør du derfor ikke kun spørge:

“Har systemet en kandidatdatabase?”

Du bør spørge:

“Kan systemet håndtere hele vores rekrutteringsproces?”

1. Kan systemet håndtere hele rekrutteringsprocessen?

Et moderne ATS bør kunne følge kandidaten gennem hele processen:

Stillingsoprettelse → annoncering → ansøgning → screening → samtale → vurdering → kontrakttilbud → ansættelse

Det bør være muligt at se, hvor kandidaten befinder sig, hvad næste skridt er, og hvem der har ansvaret.

ReQruiting er bygget som et samlet rekrutteringssystem, hvor rekrutteringsprocessen kan håndteres fra oprettelse af stillingen til ansættelse.

2. Kan alle ansøgninger samles ét sted?

Hvis ansøgninger kommer ind via forskellige kanaler, er det vigtigt, at de ikke ender spredt i forskellige mailbokse og mapper.

Et godt ATS bør samle kandidaterne ét sted, så du får ét samlet overblik over:

• Kandidatens CV
• Ansøgning
• Kontaktoplysninger
• Kommunikation
• Status
• Aktuelle stillinger
• Interview
• Noter
• Dokumenter

Det er en af de grundlæggende funktioner, som virksomheder typisk forventer af et moderne rekrutteringssystem.

3. Har systemet en kandidatdatabase?

En kandidatdatabase er vigtig, hvis virksomheden ikke kun vil arbejde med kandidater, når der er en konkret stilling.

Et godt system bør gøre det muligt at finde kandidater igen. Når du gemmer kandidater, skal du samtidig overholde reglerne i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold.

Det betyder eksempelvis, at du skal kunne søge efter kandidater baseret på:

• Kompetencer
• Erfaring
• Uddannelse
• Tidligere stillinger
• Kandidatstatus
• Tags eller kategorier
• Tidligere rekrutteringer

Det er især vigtigt for rekrutteringsbureauer, som kan have tusindvis af kandidater.

4. Kan systemet håndtere uopfordrede ansøgninger?

En virksomhed modtager ikke kun ansøgninger til konkrete stillinger.

Der kommer også uopfordrede ansøgninger.

Et godt ATS bør derfor kunne håndtere disse kandidater uden at skabe en separat manuel proces.

Kandidaten bør kunne registreres og senere indgå i kandidatdatabasen, når det er relevant og lovligt.

5. Kan systemet automatisere de administrative opgaver?

Et af de vigtigste argumenter for et ATS er, at systemet skal spare tid.

Derfor bør du se på, hvor meget administration systemet faktisk kan automatisere.

Det kan eksempelvis være:

• Automatiske mails
• Påmindelser
• Statusændringer
• Kandidatkommunikation
• Arbejdsgange
• Opfølgning
• Dokumenthåndtering
• Digital signatur

Jo mere af det manuelle arbejde systemet kan håndtere, desto mere tid kan HR og ledere bruge på selve rekrutteringen.

ReQruiting fremhæver automatisering af HR- og rekrutteringsprocesser som en central del af løsningen.

6. Kan rekrutterende ledere bruge systemet?

Et ATS er ikke kun et HR-værktøj.

De rekrutterende ledere skal også kunne bruge det.

Det bør derfor være nemt for en leder at:

• Se kandidater
• Give feedback
• Deltage i vurderingen
• Se kandidatens oplysninger
• Følge rekrutteringen
• Kommunikere med HR

Hvis systemet kræver omfattende uddannelse for at udføre simple opgaver, risikerer virksomheden, at lederne fortsætter med e-mail og Excel.

7. Kan systemet understøtte en ensartet rekrutteringsproces?

Et godt ATS bør gøre det lettere at arbejde struktureret.

Eksempelvis kan virksomheden have en fast proces:

Screening → første samtale → test → anden samtale → reference → kontrakttilbud

Hvis processen er ensartet, bliver det lettere at sikre, at kandidater behandles efter samme overordnede principper.

Det kan samtidig gøre det lettere at identificere flaskehalse og forbedre rekrutteringsprocessen.

8. Kan systemet håndtere GDPR?

Dette er et af de vigtigste områder.

Et ATS håndterer store mængder personoplysninger, og virksomheden skal blandt andet kunne håndtere:

• Samtykke
• Oplysningspligt
• Opbevaringsperioder
• Sletning
• Adgang til kandidatdata
• Sikker deling af kandidater
• Dokumentation

Datatilsynet understreger, at personoplysninger skal slettes, når de ikke længere er nødvendige, og at virksomheden skal kunne forklare, hvorfor en bestemt opbevaringsperiode er valgt.

Derfor bør GDPR ikke være en eftertanke, når du vælger ATS.

Det bør være en del af selve systemdesignet.

9. Kan systemet håndtere kandidater til fremtidige stillinger?

Det er en vigtig forskel mellem et simpelt ansøgningssystem og et mere komplet ATS.

Hvis en kandidat ikke får jobbet, kan kandidaten stadig være interessant senere.

Et godt system bør derfor gøre det muligt at håndtere talent- og kandidatdatabasen struktureret.

Hvis kandidaten skal opbevares med henblik på fremtidige jobmuligheder, skal virksomheden samtidig have styr på det relevante behandlingsgrundlag og information til kandidaten. Datatilsynet har eksempelvis accepteret opbevaring til dette formål på baggrund af kandidatens samtykke.

10. Kan kandidater få en god oplevelse?

Et ATS bør ikke kun være godt for HR.

Det bør også være godt for kandidaten.

Overvej derfor:

• Er ansøgningsprocessen enkel?
• Kan kandidaten søge fra mobilen?
• Får kandidaten besked om, hvad der sker?
• Kan virksomheden kommunikere professionelt?
• Er det nemt at trække sig fra processen?
• Kan kandidaten få information om sine personoplysninger?

Kandidatoplevelsen er blevet en stadig vigtigere del af rekrutteringen.

11. Kan systemet håndtere employer branding?

Et moderne ATS bør ikke nødvendigvis kun være et internt administrationsværktøj.

Det kan også være en del af virksomhedens karriereside og employer branding.

Det kan eksempelvis være relevant at have:

• Karriereside
• Jobopslag
• Virksomhedspræsentation
• Ledige stillinger
• Kandidatkommunikation

På den måde bliver rekrutteringssystemet en del af virksomhedens eksterne kandidatoplevelse.

Læs også: Hvad er forskellen på et ATS og et HR-system?

12. Kan systemet håndtere digital signatur?

Når kandidaten skal ansættes, skal rekrutteringsprocessen gerne kunne fortsætte direkte ind i ansættelsen.

Digital signatur kan derfor være en relevant funktion.

Det reducerer behovet for at downloade dokumenter, sende dem manuelt og efterfølgende gemme dem et andet sted.

13. Kan systemet give mig statistik?

Hvis virksomheden investerer i et ATS, bør det også være muligt at se, hvordan rekrutteringen fungerer.

Eksempelvis:

• Hvor mange kandidater søger?
• Hvor kommer kandidaterne fra?
• Hvor lang tid tager en rekruttering?
• Hvor mange kandidater går videre?
• Hvor falder kandidaterne fra?
• Hvor mange stillinger er åbne?
• Hvor mange er i proces?

Det gør det muligt at gå fra:

“Jeg tror, vores rekruttering fungerer.”

til:

“Vi kan se, hvor den fungerer – og hvor den ikke gør.”

14. Kan systemet integreres med andre systemer?

Et ATS bør ikke nødvendigvis stå alene.

Det kan være relevant at undersøge integrationer til eksempelvis:

• Jobportaler
• Kalender
• E-mail
• HR-system
• Lønsystem
• Identitetsløsninger
• Hjemmeside
• API’er

Jo flere systemer virksomheden bruger, desto vigtigere bliver integrationer.

15. Kan systemet vokse med virksomheden?

Et ATS skal ikke kun passe til virksomheden i dag.

Du bør også overveje:

“Hvad sker der, hvis vi bliver dobbelt så mange?”

eller:

“Hvad hvis vi begynder at rekruttere langt mere?”

Et system bør kunne håndtere flere brugere, flere stillinger og flere kandidater uden at virksomheden behøver skifte platform.

Det er især vigtigt for rekrutteringsbureauer, hvor antallet af kunder, projekter og kandidater kan vokse hurtigt.

Hvad med AI?

AI er blevet en del af mange moderne rekrutteringssystemer.

Men AI bør ikke være det eneste kriterium, når du vælger ATS.

Et system med AI, men uden ordentlig kandidatdatabase, GDPR-håndtering, arbejdsgange og kommunikation, løser ikke nødvendigvis virksomhedens egentlige problem.

Det interessante spørgsmål er derfor:

“Hvor bruger systemet AI til at gøre rekrutteringen bedre?”

og ikke bare:

“Har systemet AI?”

Hvad bør AI kunne bruges til?

Det kan eksempelvis være:

• Hjælp til jobannoncer
• Screening
• Opsummering
• Kandidatmatch
• Søgefunktioner
• Automatisering
• Analyse
• Identifikation af relevante kandidater

Men AI bør understøtte beslutningerne – ikke ukritisk erstatte dem.

Hvad skal et rekrutteringsbureau især kigge efter?

Hvis du driver et rekrutteringsbureau, er der nogle ekstra krav.

Du bør blandt andet se efter:

• Stor kandidatdatabase
• Talent-/emnebank
• CRM
• Flere kunder
• Flere rekrutteringsprojekter
• Kundedeling
• Flere brugere
• Projektstyring
• GDPR
• Kandidatsøgning
• Mulighed for genbrug af kandidater
• Rapportering

Det skyldes, at et bureau ikke kun håndterer kandidater, men også kunder og rekrutteringsprojekter.

Hvad skal en mindre virksomhed kigge efter?

En mindre virksomhed behøver ikke nødvendigvis alle de avancerede funktioner.

Her kan brugervenlighed være mindst lige så vigtig som antallet af funktioner.

Spørg eksempelvis:

• Kan vi komme hurtigt i gang?
• Er systemet nemt for ledere at bruge?
• Kan vi håndtere få rekrutteringer uden stor administration?
• Kan vi udvide senere?
• Er prisen rimelig i forhold til vores behov?

Et system med 200 funktioner er ikke nødvendigvis bedre end et system med 50 funktioner, hvis de 50 funktioner er dem, virksomheden faktisk bruger.

Hvad skal jeg spørge leverandøren om?

Før du vælger ATS, kan du bruge denne tjekliste:

Rekruttering

• Kan systemet håndtere hele rekrutteringsprocessen?
• Kan vi tilpasse vores arbejdsgange?
• Kan vi håndtere uopfordrede ansøgninger?

Kandidater

• Har systemet en kandidatdatabase?
• Kan vi søge og filtrere kandidater?
• Kan kandidater bruges igen til fremtidige stillinger?

Samarbejde

• Kan ledere deltage?
• Kan vi styre brugerrettigheder?
• Kan flere arbejde på samme rekruttering?

GDPR

• Hvordan håndteres samtykke?
• Hvordan håndteres sletning?
• Hvordan dokumenteres behandling?
• Hvordan håndteres kandidatdata?

Automatisering

• Hvad kan automatiseres?
• Kan vi lave automatiske mails?
• Kan systemet følge op automatisk?

Integration

• Hvilke integrationer findes?
• Har systemet API?
• Kan det integreres med vores hjemmeside?

AI

• Hvilke AI-funktioner findes?
• Hvilke data bruger AI’en?
• Hvordan håndteres persondata?
• Kan AI-funktionerne slås til og fra?

Pris

• Hvad er inkluderet?
• Hvad koster ekstra brugere?
• Hvad koster ekstra kandidater?
• Er support inkluderet?
• Er implementering inkluderet?

Hvad tilbyder ReQruiting?

ReQruiting positionerer sig som en samlet HR- og rekrutteringsplatform frem for kun et simpelt ATS. Eksterne sammenligningssider beskriver blandt andet ReQruiting som cloudbaseret og fremhæver funktioner inden for rekruttering, HR, GDPR, karriereside, automatisering og integrationer.

Det betyder, at virksomheden kan starte med rekrutteringsdelen og senere samle flere HR-processer i samme platform.

For virksomheder, der både ønsker et ATS og HR-funktioner, kan det derfor være relevant at sammenligne en samlet løsning med at købe flere specialiserede systemer.

Tjekliste: sådan sammenligner du ATS-systemer

Brug listen, når du taler med leverandører. Bed om at se funktionerne i systemet frem for kun at høre om dem.

Krav	Spørg leverandøren
Hele processen	Må vi se en stilling fra oprettelse til ansættelse?
Brugervenlighed	Kan en leder bruge systemet uden kursus?
Kandidatdatabase	Hvordan finder vi tidligere kandidater igen?
Persondata	Hvordan håndteres samtykke og sletning?
Kommunikation	Hvilke beskeder kan automatiseres?
Statistik	Hvilke tal kan vi trække?
Integrationer	Hvilke systemer kan det kobles til, og hvad kræver det?
Opstart og support	Hvad kan vi selv, og hvad koster hjælp?
Skift væk igen	Hvordan får vi vores data ud?

Ofte stillede spørgsmål om valg af ATS