TL;DR
Et ATS bruges til rekruttering, indtil kandidaten er ansat.
- Et HR-system bruges til at håndtere medarbejdere omkring og efter ansættelsen.
- Du behøver ikke nødvendigvis begge dele. Det afhænger af jeres behov.
Et ATS (Applicant Tracking System) er primært et system til rekruttering. Det hjælper virksomheden med at håndtere hele processen fra en ledig stilling oprettes, til kandidaten er ansat. Det kan eksempelvis omfatte jobannoncer, ansøgninger, screening, kandidatdatabase, automatiseringer, karriereside og projektstyring. ReQruiting beskriver netop disse funktioner i sin Recruit-løsning.
Et HR-system er derimod primært et system til håndtering af medarbejdere efter – og omkring – ansættelsen. Det kan eksempelvis omfatte medarbejderdata, kontrakter, onboarding, kompetenceudvikling, MUS, certifikater og andre HR-processer. Begge typer systemer rummer persondata, så Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold er relevant, uanset hvilket system I vælger.
Skal jeg have begge dele?
Ikke nødvendigvis.
Det afhænger af virksomhedens behov.
Hvis virksomheden primært har brug for at håndtere rekruttering, kan et ATS være tilstrækkeligt.
Hvis virksomheden både vil strukturere rekruttering og HR, kan det være en fordel at samle funktionerne i én løsning.
Det er netop den model, ReQruiting tilbyder, hvor Recruit fokuserer på rekruttering, HR & Recruit kombinerer rekruttering og HR, og All-in-one samler yderligere funktioner som tidsregistrering, dashboard/rapporter og whistleblower.
Hvad bruger man et ATS til?
Et ATS kan blandt andet bruges til:
- Oprette og administrere stillinger
- Modtage ansøgninger
- Håndtere uopfordrede ansøgninger
- Screene kandidater
- Kommunikere med kandidater
- Samarbejde om kandidater
- Gemme kandidater i en talentdatabase
- Automatisere dele af rekrutteringsprocessen
- Publicere stillinger
- Bruge karriereside
- Styre rekrutteringsprojekter
ReQruiting har disse funktioner samlet i rekrutteringsdelen.
Hvad bruger man et HR-system til?
Et HR-system bruges typisk til medarbejderens liv efter ansættelsen.
Det kan eksempelvis være:
- Stamdata
- Ansættelseskontrakter
- Dokumenter
- Onboarding
- Digital signatur
- MUS
- Kompetencer
- Uddannelse
- Certifikater
- Organisationsstruktur
- Tidsregistrering
- Medarbejderrelaterede processer
ReQruiting har disse funktioner i HR & Recruit og All-in-one, afhængigt af abonnementet.
Hvad hvis jeg kun rekrutterer få gange om året?
Hvis virksomheden kun rekrutterer meget sjældent, er det ikke sikkert, at et avanceret ATS er nødvendigt.
Men hvis virksomheden rekrutterer mere end et par gange om året, kan et ATS begynde at give mening, fordi processen ellers hurtigt bliver spredt mellem e-mail, Word, Excel, mapper og jobportaler.
ReQruiting positionerer selv løsningen til virksomheder, der rekrutterer mere end to gange årligt eller har mere end 10 medarbejdere og ønsker at spare tid på HR og administration.
Læs også: Hvad skal et godt ATS kunne?
Hvad hvis vi allerede har et HR-system?
Så behøver I ikke nødvendigvis udskifte det.
Hvis jeres eksisterende HR-system fungerer godt, men I mangler et ordentligt system til rekruttering, kan et ATS være det rigtige supplement.
Omvendt kan det være værd at undersøge, om I kan samle funktionerne i ét system, hvis I i dag betaler for og vedligeholder flere separate løsninger.
ReQruiting tilbyder netop rekruttering og HR samlet, og HR & Recruit indeholder både hele rekrutteringssystemet og HR-funktionerne.
Hvad er fordelen ved at have ATS og HR i samme system?
Den største fordel er, at oplysningerne kan følge medarbejderen gennem processen.
I stedet for:
Jobannonce → e-mail → Excel → CV → kontrakt → HR-system → medarbejdermappe
kan processen samles mere struktureret:
Rekruttering → kandidat → ansættelse → kontrakt → onboarding → medarbejder
Det kan reducere dobbeltregistrering og administration og give et mere sammenhængende overblik.
Hvilken løsning passer til hvilken virksomhed?
Kun rekruttering:
Vælg et ATS, hvis jeres primære problem er at få styr på kandidater og rekrutteringsprocesser.
Rekruttering + HR:
En samlet løsning kan være relevant, hvis I både vil styre kandidater og medarbejdere.
HR + rekruttering + tidsregistrering + øvrige HR-processer:
En mere komplet all-in-one-løsning kan være relevant.
Hos ReQruiting svarer det overordnet til:
- Recruit – rekrutteringssystem
- HR & Recruit – rekruttering + HR
- All-in-one – samlet løsning med yderligere HR-, tidsregistrerings-, rapporterings- og whistleblowerfunktioner.
Hvad koster det?
ReQruitings aktuelle priser er:
- Recruit: 299 kr./md. for 2 brugere (flere brugere kan tilkøbes)
- HR 299 kr./md. med plads til 20 medarbejdere (flere medarbejdere kan tilkøbes)
- Samlet løsning – All-in-one (inklusive Whistleblower): fra 559 kr./md. for 2 brugere og plads til 20 medarbejdere (flere medarbejdere kan tilkøbes)
Der er rabat ved årlig betaling.
Der findes også en gratis løsning, hvor man kan håndtere én rekruttering ad gangen med én bruger og op til fem medarbejdere i HR-databasen.
ATS og HR-system sammenlignet
| ATS | HR-system | |
|---|---|---|
| Formål | At finde og ansætte kandidater | At have styr på medarbejdere |
| Hvem handler det om? | Ansøgere og kandidater | Ansatte |
| Hvornår bruges det? | Fra stillingen oprettes, til kandidaten er ansat | Fra ansættelse til fratrædelse |
| Typiske data | Cv, ansøgning, status, noter | Stamdata, kontrakter, kompetencer, fravær |
| Primære brugere | HR og rekrutterende ledere | HR, ledere og medarbejdere |
| Giver mest værdi, når | I rekrutterer jævnligt | I vil samle medarbejderdata og processer |
Ofte stillede spørgsmål om ATS og HR-systemer
Hvad står ATS for?
ATS står for Applicant Tracking System. På dansk kaldes det ofte et rekrutteringssystem eller et ansøgerstyringssystem. Det samler processen fra jobopslag og ansøgninger til screening og ansættelse, så den ikke er spredt ud over mails, regneark og mapper.
Skal man have både et ATS og et HR-system?
Ikke nødvendigvis. Har I mest brug for at håndtere rekruttering, kan et ATS være nok. Vil I også have styr på medarbejderdata, kontrakter og udvikling efter ansættelsen, kan det være en fordel at samle begge dele i ét system eller få dem til at spille sammen.
Hvornår kan et ATS betale sig?
Et ATS begynder at give mening, når I rekrutterer mere end et par gange om året. Så bliver processen ellers hurtigt spredt mellem mails, dokumenter og jobportaler. Rekrutterer I meget sjældent, er det ikke sikkert, at I har brug for et avanceret system.
Kan man beholde sit HR-system og tilføje et ATS?
Ja. Fungerer jeres HR-system godt, men mangler I et ordentligt værktøj til rekruttering, kan et ATS være det rigtige supplement. Omvendt kan det være værd at undersøge, om I kan samle funktionerne, hvis I i dag betaler for flere separate løsninger.
