Rekrutteringsprocessen består af adskillige faser, og den er ikke slut, når man kontakter den bedste kandidat og tilbyder ansættelseskontrakt. Bagefter kommer onboarding, hvor den nye medarbejder lærer arbejdspladsen, opgaverne og kollegerne at kende. I teorien findes der 2 typer onboarding; formel og uformel, som egentlig kan kaldes for planlagt og tilfældig og de betyder nøjagtig hvad de lyder som!
I bund og grund handler det dog om, at det koster tid og penge at ansætte og oplære en ny medarbejder og dermed er det spild af tid og penge, hvis medarbejderen får en kedelig oplevelse og stopper efter kort tid. Undersøgelser viser, at en målrettet onboarding kan markant reducere personaleomkostning og dermed beskytte den investering der er blevet lagt i en ny ansættelse.
TL;DR
Onboarding er den fase, der begynder, når rekrutteringen slutter. Her lærer den nye medarbejder arbejdspladsen at kende, og en planlagt onboarding starter allerede før første dag.
- Det koster tid og penge at ansætte, så den første tid skal fungere.
- En formel og planlagt onboarding giver en bedre start end en tilfældig.
- Hav det praktiske klar, inden medarbejderen møder ind.
Uformelle
Den uformelle/tilfældige onboarding betyder at der går ikke særlig meget tanke i velkomst og introduktion, det bare sker; ny medarbejder møder op, og skal, for det meste, selv finde ud af hvordan arbejdspladsen virker. Det kommer lidt ind på stillingens opgaver og personens kvalifikationer, hvordan det går og nogle gange kan dette være god nok måde at gøre tingene på, især i stillinger hvor der er en vis grade specialisering på plads, såsom i børneinstitutioner eller håndværkervirksomheder, hvor opgaver er for det meste klar fra dag 1, og onboarding går mere ud på, at finde rytmen i dagligdagen.
Formelle
En formel/planlagt onboarding handler mest om forberedning af de resourcer, både store og små, den nye medarbejder vil have brug for men også om følelsen af, at den nye medarbejder hører til på arbejdspladsen, straks fra første dag. Hvor omfattende processen er, kommer selvfølgelig ind på variabler såsom virksomhedens størrelse, arbejdsområder, stillingens opgaver, mm. Følgende 3 overvejelser hjælper dig på vej med at oprette den gode, formelle onboarding proces:
1. Forberedelser
Der plejer at gå et stykke tid fra samtale til opstart, hvad sker der i virksomheden i løbet af den tid? Onboarding starter faktisk inden den nye medarbejder møder op til første dag. Mange har noget at hente. Gallup skriver i sin artikel om onboarding og fastholdelse, at kun 12 % af medarbejderne er helt enige i, at deres organisation er god til at onboarde nye medarbejdere. Det er vigtigt at få de praktiske ting på plads; skrivebord og stol, computer med alle programmer, mail-addresse, telefonnummer osv., men hvis der er nogle relevante begivenheder i virksomheden, faglige såvel som sociale, er det god onboarding-stil at invitere den nye medarbejder med.
Læs også: Onboarding gjort enkelt: Brug systemet til at skabe en stærk første arbejdsdag
2. Organisering
Hvem tager imod den nye medarbejder på første dag? Hvilke opgaver venter og hvilket indtryk får medarbejderen? Hvem forklarer og oplærer i de systemer arbejdspladsen bruger og hvem svarer på spørgsmål? Formel onboarding har klare svar på disse spørgsmål, og flere til. Der er en klar plan for de første par dage, og faktisk burde der være planlagt for hele onboardings perioden, som kan vare nogle uger og helt op til et år. En vellykket mentoring er korreleret med høj medarbejderfastholdelse, så hvis det er muligt, er det en god ide at lave mentorordning, hvor en ny medarbejder har en guide med på den første del af virksomhedsrejsen.
En HR-chef, der bruger vores system, nævner netop “digitalisering af onboarding-processer, så beskeder og opgaver tildeles rettidigt” (BusinessWith, juni 2023).
3. Forventninger og vurdering
Hvilke kriterier bliver brugt for at vurdere den nye medarbejder og hvad er motivationen for at leve op til ledelsens forventninger? Når forventninger er tydeligt udtrykt, er det også nemmere for ny medarbejder at leve op til dem. Vurdering burde også være systematisk og gennemsigtig, så alle vedkommende er klar over hvordan det går.
God onboarding giver medarbejderen besked om, at der er struktur og ansvarlighed i virksomheden og at ledelsen genkender værdien i en ny medarbejder. Resultatet er, forhåbentlig, en tilfreds medarbejder, og en tilfreds medarbejder er en god medarbejder.
Husk så, at et godt rekrutteringssystem hjælper med at bevare overblikket igennem hele onboarding-forløbet.
ReQruiting er Danmarks nemmeste rekrutteringssystem, alt fra annonce til onboarding. Sig farvel til uoverskueligt mailboks og rodede Excel-ark. Sig goddag til en simpel og administrativ let rekruttering, uden omkostninger. Opret din gratis konto i dag og bliv bedre til at tiltrække og fastholde dine medarbejdere.
Uformel og formel onboarding
| Uformel onboarding | Formel onboarding | |
|---|---|---|
| Plan | Ingen fast plan | Fast plan for den første tid |
| Velkomst | Den sker af sig selv | Forberedt og med en kontaktperson |
| Praktik | Løses, når behovet opstår | Klar inden første dag |
| Ansvar | Medarbejderen finder selv ud af det | Fordelt mellem leder, HR og kolleger |
Ofte stillede spørgsmål om at komme godt fra start
Hvornår starter onboarding?
Onboarding starter allerede, når kandidaten har sagt ja. I tiden før første dag kan du sende praktisk information og sørge for, at udstyr og adgange er klar. Så møder medarbejderen en arbejdsplads, der er forberedt.
Hvad er forskellen på formel og uformel onboarding?
Ved formel onboarding er der en plan med faste trin og ansvarlige. Ved uformel onboarding må medarbejderen i højere grad selv finde ud af tingene. En plan gør det lettere at give alle en god start.
Hvem har ansvaret for onboarding?
Det er typisk et samarbejde mellem nærmeste leder, HR og kolleger. Lederen har ofte ansvaret for mål og opfølgning, mens HR står for det praktiske. Aftal det tydeligt, så opgaverne ikke falder mellem to stole.
