Kan ReQruiting erstatte vores nuværende rekrutteringssystem?

Ja, det kan det i mange tilfælde – men det afhænger af, hvad I bruger jeres nuværende system til, og hvorfor I overvejer at skifte.

Hvis I allerede har et ATS, er det ikke nok at spørge:

“Er ReQruiting bedre end vores nuværende system?”

Det vigtigste spørgsmål er:

“Løser ReQruiting de problemer, vi har med vores nuværende system – og giver et skifte os en reel fordel?”

Et systemskifte kræver tid og planlægning. Derfor bør I først undersøge, hvad I får ud af det.

Hvorfor skifter virksomheder rekrutteringssystem?

Der kan være mange grunde.

Nogle oplever, at det nuværende system er blevet for dyrt. Andre mangler funktioner eller synes, at systemet er blevet for kompliceret.

Typiske årsager til et systemskifte er:

• Systemet er svært at bruge
• For meget arbejde foregår manuelt
• Kandidatdatabasen fungerer ikke godt nok
• Det er svært at finde gamle kandidater
• GDPR-håndteringen er besværlig
• Lederne bruger ikke systemet
• Der mangler automatisering
• Integrationerne fungerer ikke godt nok
• Systemet understøtter ikke virksomhedens arbejdsgange
• Virksomheden har brug for både HR og rekruttering
• Prisen er steget
• Leverandøren udvikler ikke længere systemet hurtigt nok
• Virksomheden ønsker moderne AI-funktioner

Hvis en eller flere af disse situationer lyder bekendt, kan det være relevant at undersøge alternativer.

Skal vi skifte, hvis vores nuværende system fungerer?

Ikke nødvendigvis.

Et systemskifte bør ikke ske bare for at skifte system.

Hvis jeres nuværende ATS fungerer godt, medarbejderne bruger det, integrationerne fungerer, og systemet understøtter jeres behov, kan det være svært at argumentere for et skifte.

Men hvis I oplever, at systemet begrænser jeres måde at arbejde på, kan situationen være en anden.

Det kan eksempelvis være, at I har udviklet jer, siden systemet blev valgt.

I begyndte måske som en virksomhed med 20 medarbejdere og få årlige rekrutteringer.

Nu har I 150 medarbejdere, flere HR-medarbejdere og konstant gang i rekrutteringen.

Så kan det gamle system være blevet en begrænsning.

Hvad skal vi sammenligne?

Sammenlign ikke kun funktioner.

Sammenlign arbejdsgange.

Tag eksempelvis en konkret rekruttering og se på:

1. Hvordan opretter vi stillingen?
2. Hvordan annoncerer vi?
3. Hvordan modtager vi ansøgninger?
4. Hvordan screener vi?
5. Hvordan samarbejder HR og leder?
6. Hvordan kommunikerer vi med kandidaten?
7. Hvordan håndterer vi interview?
8. Hvordan sender vi tilbud?
9. Hvordan håndterer vi digital signatur?
10. Hvad sker der med kandidaten bagefter?
11. Hvordan gemmer vi kandidaten?
12. Hvordan håndterer vi GDPR?

Det system, der løser den samlede arbejdsgang bedst, er ofte mere interessant end det system, der har flest funktioner.

Kan vi flytte vores kandidater til ReQruiting?

Det bør være et af de første spørgsmål, I stiller, hvis I overvejer at skifte.

En kandidatdatabase kan være en af virksomhedens vigtigste aktiver i et ATS.

Det gælder især, hvis I har:

• mange kandidater
• tidligere ansøgere
• talent pools
• kandidater med historik
• noter
• dokumenter
• samtykker
• tidligere rekrutteringer

Inden et skifte bør I derfor få afklaret, hvilke data der kan flyttes, i hvilket format og med hvilken historik.

Man bør ikke antage, at alt kan flyttes 1:1 fra ét system til et andet.

Hvad med historiske rekrutteringer?

Det er ikke altid nødvendigt at flytte alt.

I bør tage stilling til, hvilke data I reelt har brug for.

Eksempelvis:

Skal alle gamle kandidater flyttes?

Skal gamle ansøgninger flyttes?

Skal interviewnoter flyttes?

Skal gamle dokumenter flyttes?

Skal historikken fra tidligere rekrutteringer bevares?

Må oplysningerne overhovedet fortsat opbevares?

Det sidste spørgsmål er vigtigt.

Et systemskifte er faktisk en god anledning til at rydde op i kandidatdatabasen.

Hvis I har kandidater, som ikke længere skal opbevares, er det ikke nødvendigvis en god idé at flytte dem til det nye system bare for at bevare en komplet kopi.

Er et systemskifte en god anledning til at rydde op i kandidatdatabasen?

Ja.

Hvis I eksempelvis har brugt jeres nuværende ATS i 8 år, kan kandidatdatabasen indeholde mange gamle profiler.

Før migreringen bør I derfor gennemgå:

• Dubletter
• Inaktive kandidater
• Gamle kandidater
• Ufuldstændige profiler
• Gamle dokumenter
• Gamle noter
• Samtykker
• Kandidater, der har bedt om sletning

Det kan både gøre migreringen lettere og give en mere værdifuld kandidatdatabase bagefter.

Hvad med GDPR ved et systemskifte?

GDPR bør indgå i migreringen fra starten.

Når kandidatdata flyttes fra ét system til et andet, er der stadig tale om behandling af personoplysninger.

I bør derfor have styr på:

• Hvilke data der flyttes
• Hvor data kommer fra
• Hvor data flyttes hen
• Hvem der har adgang
• Hvilket formål oplysningerne fortsat bruges til
• Hvor længe oplysningerne skal opbevares
• Hvordan gamle data slettes
• Hvordan eventuelle samtykker håndteres

Et systemskifte bør derfor ikke være:

“Eksportér alt og importér alt.”

Det bør være:

“Hvilke oplysninger har vi brug for, og har vi fortsat et grundlag for at opbevare dem?”

Læs også: Hvordan kommer vi i gang med ReQruiting?

Hvad hvis vi bruger andre systemer sammen med vores ATS?

Det er også vigtigt at kortlægge.

Mange virksomheder bruger eksempelvis:

• ATS
• HR-system
• Lønsystem
• E-mail
• Kalender
• Jobportaler
• CRM
• Signaturløsning
• BI/rapportering
• Identitetsløsning

Hvis ATS’et udskiftes, skal I vide, hvilke systemer der er afhængige af det.

Ellers kan et tilsyneladende simpelt systemskifte få uventede konsekvenser.

Skal vi skifte til et samlet HR- og rekrutteringssystem?

Det kan være relevant.

Hvis I i dag har ét system til rekruttering og et andet til HR, kan I undersøge, om det giver mening at samle funktionerne.

Fordelene kan blandt andet være:

• Mindre dobbeltregistrering
• Færre systemer
• Færre integrationer
• Ét login
• Samlet medarbejderdata
• Mere sammenhængende arbejdsgange

Det er ikke nødvendigvis den rigtige løsning for alle virksomheder.

Men hvis I alligevel overvejer et nyt ATS, er det et oplagt tidspunkt at undersøge, om HR også bør indgå.

ReQruiting kombinerer rekruttering og HR i samme platform, så virksomheder kan vælge en løsning, hvor de to områder hænger sammen.

Hvad hvis vi er et rekrutteringsbureau?

For et rekrutteringsbureau bør sammenligningen være lidt anderledes.

Et bureau bør blandt andet se på:

• Kandidatdatabase
• Talent-/emnebank
• CRM
• Kunder
• Kontaktpersoner
• Rekrutteringsprojekter
• Kundedeling
• Kandidathistorik
• Flere konsulenter
• GDPR
• Automatisering

Et almindeligt ATS til virksomheder er ikke nødvendigvis det rigtige system til et rekrutteringsbureau.

Derfor bør bureauet vurdere systemet ud fra hele bureauets forretning, ikke kun kandidatdelen.

Hvad hvis vi er utilfredse med vores nuværende system, men er bange for at skifte?

Det er en helt naturlig bekymring.

Et systemskifte kræver blandt andet:

• Planlægning
• Datamigrering
• Oplæring
• Tilpasning af arbejdsgange
• Kommunikation til brugerne
• Test
• Overgang fra gammelt til nyt system

Derfor bør I ikke kun spørge:

“Hvor godt er det nye system?”

I bør også spørge:

“Hvor godt er overgangen planlagt?”

Et godt systemskifte handler lige så meget om implementeringen som om selve softwaren.

Hvad bør vi spørge ReQruiting om inden et skifte?

Hvis I overvejer at skifte, bør I blandt andet spørge:

Data

• Hvilke data kan flyttes?
• Kan vores kandidatdatabase importeres?
• Hvilke formater understøttes?
• Kan historik flyttes?
• Kan dokumenter flyttes?
• Kan samtykker flyttes?
• Hvordan håndteres dubletter?

Processer

• Kan vores nuværende arbejdsgange genskabes?
• Kan vi tilpasse workflows?
• Kan vi automatisere vores nuværende processer?

Integrationer

• Kan vi beholde vores eksisterende integrationer?
• Hvilke integrationer findes?
• Har ReQruiting API?
• Kan systemet integreres med vores hjemmeside?

Brugere

• Kan vi have samme antal brugere?
• Hvordan håndteres brugerrettigheder?
• Kan ledere få begrænset adgang?

GDPR

• Hvordan håndteres kandidatdata?
• Hvordan håndteres sletning?
• Hvordan håndteres samtykke?
• Hvordan håndteres kundedeling?

Implementering

• Hvem hjælper med migreringen?
• Hvem hjælper med opsætningen?
• Hvor lang tid tager implementeringen?
• Hvilken support får vi?

Hvornår giver et skifte typisk mening?

Et skifte kan være relevant, hvis:

I bruger for meget tid på administration.

Hvis medarbejderne konstant kopierer data, sender manuelle mails og vedligeholder Excel-ark, kan et bedre system frigive betydelig tid.

I ikke bruger systemet.

Hvis HR bruger systemet, men lederne stadig arbejder via e-mail, er det værd at undersøge hvorfor.

I mangler funktioner.

Hvis I konstant finder workarounds, er systemet måske ikke længere det rigtige.

I har flere systemer, der burde hænge sammen.

Hvis ATS, HR-system og andre løsninger ikke fungerer godt sammen, kan en samlet platform være interessant.

I er vokset.

Det system, der fungerede godt for 20 medarbejdere, er ikke nødvendigvis det rigtige for 200.

Hvornår bør vi ikke skifte?

Et skifte er ikke nødvendigvis en god idé, hvis:

• I er tilfredse med systemet
• Brugerne anvender det
• Processerne fungerer
• Integrationerne fungerer
• Prisen er acceptabel
• Leverandøren udvikler systemet i den retning, I har brug for
• Et skifte ikke giver en tydelig forretningsmæssig gevinst

Et nyt system bør løse et problem.

Det bør ikke bare være nyt.

Sådan vurderer og gennemfører I et skifte

1. Find problemetHvad virker ikke i dag?
2. SammenlignTest jeres vigtigste arbejdsgange i systemet.
3. Afklar dataHvad skal flyttes, og hvad skal slettes?
4. Planlæg overgangenVælg et tidspunkt, og aftal ansvar.
5. Start og følg opLær brugerne op, og saml erfaringer.

Ofte stillede spørgsmål om at skifte rekrutteringssystem