Hvad er prisen for ikke at sikre sine papirdokumenter?
I HR-afdelinger skal man dokumentere meget data, der har at gøre med virksomheden. Det er alt fra kontrakter til medarbejderhåndbøger. Derfor er dokumenterne et vigtigt fundament for afdelingen. Samtidig skal man også håndtere HR–dokumenter forsigtigt, fordi de kan indeholde følsomme data. Falder de i de forkerte hænder eller går tabt, kan det have store konsekvenser for din virksomhed.
I dette blogindlæg vil du få svar på blandt andet dette:
Vigtige dokumenter i HR-branchen
Det kan godt virke, som om man sidder med et uendeligt antal dokumenter, hvis man sidder i en HR-afdeling. Det er måske heller ikke helt forkert. For skal afdelingen fungere både hvad angår bl.a. rekruttering og ansættelse, så er der flere former for dokumentation, som man ikke kan undvære.
Eksempler på vigtige dokumenter kan være:
Når man sidder i en HR-afdeling, er der bl.a. behov for at tjekke op løbende på kontrakterne. Det er for at sikre sig, at de følger med de lovkrav, der er på området. Hvis ikke man gør det, kan man ende ud i en tvist med medarbejderen. Det kan ske, hvis man mister papirdokumenter, som ligger og flyder sammen med andre. Derfor kan der være gode grunde til, at man skal forsøge at reducere papirarbejdet.
Mere automatisering, mindre papirarbejde
Én ting er, at man kan komme i karambolage med lovgivningen, hvis man ikke holder styr på sine dokumenter. En anden ting er, at man kan miste både tid og penge på det. Faktisk viser en undersøgelse fra Software Advice fra 2015, at medarbejdere i USA i gennemsnittet bruger 6 timer om dagen på at lede efter fysiske papirdokumenter.
Hver virksomhed ville måske kunne skære ned på nogle dokumenter. Men som ovenstående afsnit viser, er der nogle dokumenter, som er uundværlige. Ud over tabte ressourcer kan papirarbejdet også stå i vejen for, at man gør sit arbejde ordentligt. For det kræver meget arbejde at organisere dokumenterne, og det kan blive nemmere at lave fejl.
Mange dokumenter indeholder også følsomme data om medarbejdere. Så når der ligger et printet dokument på skrivebordet med informationer som CPR-nummer, skal man være meget opmærksom. Og i tilfælde af at der opstår brand, kan man pludselig stå i en situation med mange ødelagte dokumenter. Men digitaliserer man dokumenterne, bliver det både nemmere at finde filer og organisere dem.
Undgå spildt tid med automatisering
Selv om det kan føles nostalgisk at bruge papir, så er det ikke kun tidskrævende, men også dyrt og besværligt. I dag findes der nemmere løsninger, som kan gøre det overskueligt at skifte til en papirløs virksomhed. Ved hjælp af automatisering kan man få gavn af de mange fordele.
For det første kan det højne produktiviteten, fordi man ikke skal bruge mange timer på at lede i fysiske dokumenter. For det andet hører bekymringer om sikkerhed fortiden til, når man skifter til en digital løsning. Det er nemmere at sikre datasikkerhed end at sikre sine dokumenter for oversvømmelse eller brand. Sidst men ikke mindst, vil man kunne sikre sig en mere organiseret virksomhed, hvor man hurtigt kan få adgang til vigtige filer.
