Offboarding er begrebet for processerne bag en medarbejders sidste tid i en virksomhed. Det er en til tider undervurderet, men uvurdelig del af HR. Enhver virksomhed bør sikre sig, at de har velstrukturerede processer for offboarding. Læs mere om, hvorfor det er så vigtigt her.
TL;DR
Offboarding er processen, når en medarbejder stopper, for eksempel overlevering, aflevering af udstyr og en afsluttende samtale.
- En god offboarding beskytter virksomheden, giver feedback og holder døren åben.
- Prioriter offboarding lige så højt som onboarding.
For enhver virksomhed er det en naturlig del, at medarbejdere kommer og går. Der kan være større eller mindre udskiftning i en virksomhed, men den generelle tendens er, at flere og flere skifter job oftere. Der er altså generelt i større udskiftning i de fleste danske virksomheder. Mange lægger tid og kræfter i onboarding, men glemmer vigtigheden af offboarding.
Offboarding er den afsluttende proces, inden man tager afsked med en medarbejder. Begrebet dækker over de afsluttende processer og beslutninger, som tages i forbindelse med afskeden. Det kan eksempelvis være overlevering af arbejdsopgaver, aflevering af udstyr og kodeord samt afsluttende samtaler med feedback. At have en god og struktureret offboardingproces kan have enorm værdi for din virksomhed.
3 grunde til at god offboarding er vigtigt
Det er flere grunde til, at offboarding er vigtigt. Det, man skal holde sig for øje, er, at enhver medarbejder, som forlader din virksomhed bliver en repræsentant ude i verden. Det kan være på godt og ondt. En god offboardingproces øger chancen for, at det bliver en positiv ting. De tre centrale grunde til, at offboarding er vigtigt peger både indad og udad.
1. Du beskytter din virksomhed
Som kort berørt, så vil din tidligere medarbejdere bevæge sig videre ud i verden og omtale din virksomhed. Den bedste måde at beskytte din virksomhed er ved at sørge for, at du sender alle medarbejdere godt afsted. På den måde vil du øge chancen for, at de går ud i verden og taler godt om din virksomhed. Hvis I bliver kendt for at være en virksomhed, der passer godt på sine medarbejdere, også i den afsluttende proces, så vil det reflektere godt tilbage på virksomheden og gøre det lettere at fastholde og tiltrække talent. Sørg derfor for at sende jeres medarbejdere godt afsted.
2. Du får værdifuld feedback
Når en medarbejder forlader jeres virksomhed, får I en gylden mulighed for at få værdifuld feedback om det gode og det dårlige ved at arbejde i din virksomhed. Hvis medarbejderen selv har valgt at stoppe, så er der en grund til det. Hvis du gerne vil undgå, at det sker kontinuerligt, så kan feedback være det, der gør det muligt for dig at ændre nogle vilkår. En undersøgelse fra Gallup viser, at 42 % af de medarbejdere, der selv sagde op, mener, at deres leder eller virksomhed kunne have gjort noget for at undgå det. Det kan være svært for dine nuværende medarbejdere at give fuldstændig ærlig feedback. Derfor vil du typisk få særlig brugbar feedback fra de medarbejdere, der er på vej videre.
Læs også: Sådan foretager du en god fyring
3. Du holder døren åben for boomerang-medarbejdere
Der er altid en mulighed for, at medarbejdere får lyst til at komme tilbage til virksomheden på et tidspunkt i fremtiden. Medarbejdere, der gør det, kaldes boomerang-medarbejdere. Når du sørger for at sikre dig et godt offboardingforløb, så øger du chancerne for, at din medarbejder kunne have lyst til at komme tilbage til virksomheden på et senere tidspunkt. Statistikker viser, at der er mange, der overvejer at gå tilbage til deres tidligere virksomheder efter at have arbejdet andre steder. Det kan derfor være en rigtig god investering for dig at prioritere offboarding, hvis det betyder, at du måske kan få værdifuldt talent tilbage til virksomheden på et senere tidspunkt.
Onboarding og offboarding hænger sammen
Onboarding og offboarding er begreber for hver sin ende af en ansættelse. Der vil altid være en start og en slutning. Det, som er vigtigt, er, at man husker at prioritere begge lige højt. De er begge en del af en vigtig cyklus, som i sidste ende peger tilbage på jer som virksomhed. De er begge en del af en medarbejders rejse og vil begge have indflydelse på deres overordende indtryk af deres tid hos jer efter endt ansættelse. Sørg derfor at skabe nogle gode og strukturerede offboardingprocesser, der sørger for, at I sender alle medarbejdere godt videre.
Sådan ser en god offboarding-proces ud
Hvis du leder efter en konkret proces, kan du bruge de her fem trin som udgangspunkt og tilpasse dem til jeres virksomhed.
- Afklar forløbetTal om sidste arbejdsdag, og fortæl teamet det, I er blevet enige om.
- Overlever opgaverLav en plan for opgaver, kunder og viden, så intet går tabt.
- Saml udstyr og adgangeFå udstyr tilbage, og luk adgange til systemer og mail.
- Hold exitsamtaleSpørg ind til, hvad der fungerede, og hvad I kan gøre bedre.
- Sig ordentligt farvelTak for indsatsen, og hold døren åben for fremtiden.
Tjekliste til offboarding
- Bekræft opsigelsen skriftligt, og aftal sidste arbejdsdag.
- Skriv en overleveringsplan med ansvarlige og datoer.
- Aftal, hvem der overtager kunder og løbende opgaver.
- Spørg ind til ferie, løn og andre praktiske forhold.
- Få computer, telefon, nøgler og andet udstyr retur.
- Luk adgange, og aftal, hvad der sker med mailen.
- Hold exitsamtalen, og saml op på feedbacken.
Ofte stillede spørgsmål om offboarding
Hvad er offboarding?
Offboarding er den afsluttende proces, når en medarbejder forlader virksomheden. Den dækker for eksempel overlevering af arbejdsopgaver, aflevering af udstyr og kodeord og en afsluttende samtale med feedback. Målet er, at afskeden foregår ordentligt, og at viden og erfaring bliver i virksomheden.
Hvad skal en offboarding indeholde?
En god offboarding indeholder som minimum en plan for overlevering af opgaver, aflevering af udstyr, lukning af adgange og en afsluttende samtale. Skriv det gerne ned som en fast tjekliste, så alle medarbejdere får samme forløb, og så intet bliver glemt, når der er travlt.
Hvad er en boomerang-medarbejder?
En boomerang-medarbejder er en tidligere ansat, der vender tilbage til virksomheden efter at have arbejdet et andet sted. Vedkommende kender allerede kulturen og opgaverne og har nye erfaringer med sig. En god afsked gør det lettere for medarbejderen at overveje at komme tilbage.
Hvad er forskellen på onboarding og offboarding?
Onboarding er processen, når en ny medarbejder starter og lærer virksomheden at kende. Offboarding er processen, når en medarbejder stopper. De er hver sin ende af en ansættelse, og begge påvirker det indtryk, medarbejderen tager med sig og fortæller videre til andre.
