Rekruttering handler først og fremmest om at finde den helt rigtige kandidat til jobbet og hvis rekruttering er effektiv, vil der være en stor pulje af kvalificerede kandidater at vælge imellem. Bagsiden af medaljen er fravælgelsesprocessen og her er det essentielt at give afslag på en professionel, høflig og konstruktiv måde, da både rekrutteringen og fravælgelsen afspejler organisationens værdier.
1. Vent ikke for længe med at give besked
At finde den rette kandidat kan være en længere proces, som både kræver tid og ressourcer. Det vil være gavnligt for både virksomheden og kandidaten at prioritere hurtig feedback, selv hvis denne feedback er negativ. På denne måde er det lettere at danne et overblik over kvalificerede ansøgere, og man giver samtidig de underkvalificerede kandidater mulighed for at søge andre stillinger. Et godt råd ville være at give klar besked omkring, hvor lang tid rekrutteringsprocessen omtrent vil tage, således at der er gensidige forventninger og der undgås frustrationer over sene svar.
2. Lad ikke et manglende svar tale for sig selv
I visse tilfælde hvor rekrutteringen er omfattende, kan det virke som den nemmeste løsning kun at svare de kandidater, som virker attraktive til stillingen. Dette ses imidlertid som endnu mindre professionelt end et langsomt svar og vil tegne et negativt billede af virksomheden. Det er desuden vigtigt at huske, at selvom en kandidat ikke passer til en given stilling på nuværende tidspunkt, så kan det være, at kandidaten er ideel på et senere tidspunkt. Derfor er det altafgørende ikke give kandidater et negativt syn af virksomheden ved eksempelvis at ignorere deres ansøgning.
3. Vælg dit værktøj med omhu
Det er sjældent nemt at afvise en kandidat og det skal derfor gøres på den rigtige måde – enten over telefon eller via e-mail. Fordelen ved at benytte telefonen er, at det er mere personligt end en standardiseret e-mail og muligheden for at give skræddersyet feedback er bedre. Her er det vigtigt at være præcis og undgå for meget smalltalk, som kan give falske forhåbninger. Brugen af e-mail er mere effektiv, da man kan sende samme mail til flere kandidater i løbet af kort tid. Man kan dog med fordel sørge for som minimum at nævne kandidaten med navn, således at afvisningen stadigvæk har et personligt præg. En tommelfingerregel i forhold til at vælge det rette værktøj er altid at ringe til kandidater, som har været til samtale og skrive en e-mail til kandidater, som ikke nåede så langt i rekrutteringsprocessen.
4. Giv ærlig feedback
Ærlighed er det bedste redskab, når der skal gives feedback til underkvalificerede kandidater. Hvis man pynter på sandheden for at skåne kandidaten, vil det være mere skadeligt end gavnligt. Som arbejdsgiver har man muligheden for at forme de kandidater, som ikke passede ind i virksomheden ved at være ærlig omkring, hvorfor de er blevet fravalgt med henblik på videreudvikling af deres kompetencer. Denne ærlige feedback kan potentielt være grundlag for, at samme kandidat vil være den rette til en kommende stilling.
5. Byg broer i stedet for at brænde dem
Hvis en kandidat har haft en positiv rekrutteringsoplevelse, om end jobbet er gået til en anden, vil kandidaten være mere tilbøjelig til at dele sit positive syn med sin professionelle omgangskreds. Omvendt kan en dårlig oplevelse medføre negativ omtale, hvilket kan forhindre kvalificerede kandidater i at søge en stilling i organisationen i fremtiden. Endvidere kan rekrutteringsoplevelsen have stor betydning for virksomhedens kundebase, da en negativ oplevelse ikke kun vil sætte virksomhedens HR-afdeling i dårligt lys, men også produktet eller ydelsen som virksomheden tilbyder. Det er derfor altid vigtigt at have virksomhedens langsigtede kapital in mente ved at bibeholde positive relationer til afviste kandidater.
